病院機能評価の体験 その６ マニュアルは全部署へ！？

せっせと作ったマニュアルですが自部署だけではなく、
他部署にも配布する必要があるものがあります。

技士さんが作成したマニュアル系では、部署連携関連や機器操作に
関する内容であれば他部署にも配布する必要があります。

めんどうですよね。

配布するということは、更新が発生した際には差し替えをする必要が出てきます。

大変ですよね。

私が受審した病院では、出来ませんでしたが・・・　
是非　院内LANをご使用下さい。
こんな時こそ、科学の力を借りようではないですか。

ただし、災害関連・緊急時関連のマニュアルは　紙媒体での全部署配置がいいかと
思います。
科学の力は自然災害には弱いのです。

具体的には、院内LAN上にマニュアルを集積します。
ネットワークに詳しい人がいれば、院内のスタッフ向けホームページと
連動させるのもいいのではないでしょうか？

あっ　ちなみに私がいた病院では、マニュアルのコピー代だけで２０万円かかりました！！
全部署配布２万枚の印刷。
その病院では、コピー機をレンタルしていたため、１枚１０円だったのです。
　
すごくないですか？　コピー代だけで２０万円！！
　
これには裏話があります。

実は、病院機能評価にあたり予算枠が非常に少なかったのです。
と、書くよりは「皆無に等しかった」と書くほうがリアルかも知れません。

その為、職員がアイディアを持ち寄り　院内の掲示板や案内標識等は手作りです。
そこらじゅうに手作り作品が・・・。
　
コピー代金２０万円なんて話をストレートに出したら、何て言われるかわかりません。
診療会議にだすのは危険と判断しました。
診療会議には「お財布」を握っている人がいるからです。
　
全部署コピーの計画は、機能評価委員会の会議で話をしました。
「どのくらいコピーするの？」　
「全部署に必要最低限のマニュアルを配布すると、２万枚のコピーになります。」

コピー機がレンタルで１枚１０円の話をしっている職員は、少なかったため
この言い回しで抜けました。うっふ

で、もう一つ問題が・・・　それは、２万枚コピーするのに必要な時間です。
院内には２台の複合プリンターがありました。
が、少しでもコピー機は多い方がいいのでは・・・

結局業者さんからもう１台借りて、計３台の高速複合プリンターでコピーしました。

午後１時から開始して終わったのが、午後９時すぎだったかな？

あぁ～　あのときの差し入れで頂いたパンとおにぎりは最高でした。

こんな話を書くと・・・　うちはどうしましょう？なんて病院もでてくるかもしれませんね。
マニュアルの配布はできる限り、院内LANの使用をお勧めします。

余談ですが、確かマニュアルに関する記載では「全部署に必ずあること」とは
無かったはずです。　

よって、何らかの方法（院内LANなど）を使用して　
マニュアルを配布しないことも可能と考えれます。
現にマニュアルを全て電子化している病院もありますし。
　
しかし、私が受審した病院では、院内LANはあったのですが、
システム構築まで至れず。
また、マニュアルそのものが新人教育や伝達に使用されている経緯から
紙媒体での配布が適切と判断したと思いました。

紙媒体は紙媒体でメリットがあるのです、そのままマニュアルそのものに
ボールペンでも何でも書き込みが可能な点です。
次回のマニュアル改訂時に役に立ちます。